Virtual teams: hoe werk je effectief met een virtueel team?

Virtual Teams

Virtuele teams of virtual teams zijn de hype van dit moment. Zeker met al het thuiswerken wordt steeds vaker gekeken naar de mogelijkheid om een virtual team in te zetten. Maar wat is het eigenlijk. Wat zijn de voordelen, zeker als je met freelancers werkt?

Wat is een virtual team

Een virtual team is een groep mensen die samenwerkt vanaf verschillende locaties. Het team beschikt niet over één fysieke kantoorruimte waarin het samenwerkt, maar de leden van een virtual team kunnen overal in de wereld hun werk doen.

Waarom een virtual team toepassen?

Er zijn een aantal situaties waarin een virtual team goed tot zijn recht komt. In de eerste plaats geeft een virtual team de ruimte om de beste mensen bij elkaar te zoeken, onafhankelijk van plaats/locatie. Wanneer bepaalde experts nodig zijn die niet voorhanden zijn op de plek waar het team vandaan gaat opereren, dan zullen deze ingevlogen moeten worden, anders wordt het team als vanzelf een virtual team.

Het samenwerken op één plek wordt over het algemeen als effectief en prettig ervaren. Juist in de huidige tijd worden de samenwerkingsvormen die virtual teams toepassen steeds geavanceerder en wordt het meer gemeengoed om ermee te werken. Dit maakt virtual teams weer een logischer alternatief. Het bespaart de kosten van het invliegen van specialisten en is bovendien veiliger omdat de afstand wordt gewaarborgd.

De voordelen van een virtual team

Wanneer we de financiële voordelen van een virtual team op een rijtje zetten, zijn dit de volgende:

  • er is geen kantoorruimte nodig
  • er zijn geen reiskosten
  • uitbetaling van vakantiegeld, verzekeringen, ziekte etc. niet nodig
  • alleen kosten voor het werk dat gedaan is

Het is duidelijk dat een virtual team goedkoper kan zijn dan een vast team. Bijvoorbeeld als de specialisten die in het virtual team zitten tijdelijk worden ingehuurd. Of op verschillende plekken actief zijn.

Virtual team met freelancers

Wanneer er met freelancers gewerkt wordt, zoals we dat vanuit TopCampaign natuurlijk graag doen, is een virtual team ook een logische manier om verschillende specialisten aan elkaar te koppelen. De meeste online marketing campagnes van enig formaat hebben verschillende invalshoeken, verticals of channels.

Hoewel er online marketing freelancers zijn die een compleet pakket aan kunnen bieden, zal het soms nodig zijn meerdere specialisten in te huren. Deze kunnen dan samenwerken in een virtual team. Samen met de opdrachtgever. TopCampaign houdt in dat geval vinger aan de pols. Om ervoor te zorgen dat het proces goed blijft lopen.

Uitdagingen bij het werken in virtual teams

Hoewel er veel voordelen zitten aan het werken met virtual teams, zijn er ook uitdagingen. Zo zal een virtual team het ‘praatje bij de koffieautomaat’ missen. De informele contactmomenten zijn er niet, of minder. Tijdens dergelijke ontmoetingen komen vaak creatieve oplossingen en samenwerkingen tot stand, die in een reguliere meeting niet aan bod komen. Het kan daarbij voorkomen dat elk lid van het team zijn eigen gang gaat zonder het grote plaatje te zien.

Voor leidinggevenden kan het virtual team ook een uitdaging zijn. Omdat zij gewend zijn met behulp van EQ en vertrouwen te sturen. Wanneer op afstand gewerkt wordt komen dat soort aspecten veel minder tot hun recht. De manager kan hierdoor het gevoel krijgen grip te verliezen.

Virtual teams remote

Oplossingen voor het managen van virtual teams

Voor managers die dit soort problemen tegenkomen is het goed om te weten dat ze niet de enigen zijn. Daarnaast is de oplossing verrassend eenvoudig: zorg voor duidelijke afspraken, heldere structuren voor overleg en voldoende formele en informele contactmomenten.

Het helpt daarbij om niet alleen bijvoorbeeld een deadline te communiceren, maar ook de reden van die deadline. Zorg dat de teamleden goed geïnformeerd zijn en dus ook de consequenties van hun acties goed kunnen inschatten. Wanneer je werkt met hoogopgeleide experts mag je dat van hen verwachten.

Tools die helpen bij het managen van virtual teams

Zoals het agile manifesto zegt: “Individuals and interactions over processes and tools”. Maar die processen en tools zijn juist in het geval van virtual teams essentieel om de samenwerking en interactie tussen mensen goed te laten verlopen.

Zorg er in de eerste plaats voor dat de internetverbinding op alle plekken waar gewerkt wordt op orde is. Dit moet je zelf op orde hebben. Maar je mag dit ook verwachten van de specialisten waarmee je werkt. Er moet een webcam aanwezig zijn. Het geluid moet goed zijn, zonder echo of vertraging. Niets is zo vervelend als een vergadering waarin de stem van één van de deelnemers rondzingt in de microfoon.

Om te videobellen kan een tool als Google Meet, Microsoft Teams of Zoom gebruikt worden. Al deze tools zijn prima te gebruiken, waarbij Zoom zich onderscheidt door een goede en stabiele verbinding met een vrijwel onbeperkt aantal deelnemers. De beveiliging van Zoom heeft echter onder vuur gelegen. Hoewel er veel aan gedaan is door de makers, blijft het omstreden of dit gelukt is. Bovendien kan een sessie maximaal 40 minuten duren. Daarna moet de verbinding opnieuw moet gemaakt (gratis versie). Wanneer het aantal deelnemers niet groot is zal Teams veelal de beste keuze zijn.

Naast goede videoconferencing is schriftelijke communicatie over de inhoud binnen een virtual team natuurlijk ook heel belangrijk. Dit kan bereikt worden met Microsoft Teams en Google GSuite. Deze tools leveren een uitgebreide set aan gereedschappen voor het beheren van en samenwerken in documenten, e-mail, presentaties en spreadsheets.

Om voortgang te bewaken zijn virtuele agile/scrum borden zoals die van JIRA en Trello handige hulpmiddelen. Zo kan elk teamlid inclusief de opdrachtgever goed zien wat de status van een project is en wie welke verantwoordelijkheden heeft opgepakt.

Virtual Teams for Dummies boek

Een virtual team van online marketing specialisten

Hoe zou een virtual team met online marketing specialisten eruit kunnen zien? Je zou kunnen denken aan de volgende specialismen in één team:

Afhankelijk van de grootte van het project kun je ervoor kiezen om één of meerdere freelancers per specialisme in te zetten. Of juist een combinatie van specialismen onderbrengen bij één freelancer, als de freelancer die kennis in huis heeft.

In de meeste projecten zie je dat meerdere specialismen nodig zijn. Zo kan SEA of

  • ASO pas goed werken als de CRO (Conversion Rate Optimization) goed op orde is. SEO zal in veel gevallen samengaan met content marketing. Omdat er voor het bereiken van goede rankings in de zoekmachines, doorgaans veel content nodig is.Welke combinatie van specialismen je ook kiest, het is zeker in het geval van een virtual team essentieel om te selecteren op kwaliteit bij het kiezen van de freelancers. Wanneer je kunt beschikken over de top-5% is dat niet zo’n probleem. Maar als een freelancer inhoudelijk uit de toon valt, afspraken niet nakomt of communicatieve vaardigheden mist, dan kan het hele team er last van hebben.

    Virtual team leden

    De ‘human factor’

    Hoewel het werken met virtual teams steeds gangbaarder wordt, blijft het menselijk contact erg belangrijk. Onze ervaring is dat het prettig werkt om regelmatig na afloop van een formeel online overlegmoment even tijd in te ruimen voor ‘social talk’. Blijf even hangen met één of meer deelnemers hangen en praat bij over zaken die niet direct met de klus te maken hebben. Zeker als opdrachtgever is dit een goede manier om te kijken hoe het gaat en het toont aandacht en betrokkenheid, die in elk team cruciaal zijn.

 

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp